Einleitung

Im Beschaffungsprozess vieler Unternehmen spielt die Bedarfsanforderung (BANF) eine zentrale Rolle. Sie ist der interne Startpunkt, bevor eine Bestellung offiziell an einen Lieferanten geht. Der Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) beginnt also nicht mit dem Bestellvorgang selbst, sondern mit der Erfassung des Bedarfs.

Ob Materialien, Waren oder Dienstleistungen – jede Anforderung muss klar dokumentiert werden. Ein strukturiertes Formular, digitale Workflows und eine enge Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden, Fachabteilungen und der Einkaufsabteilung sorgen dabei für Transparenz, Kostenkontrolle und Compliance.

Begriff & Definition der BANF

Die Bedarfsanforderung (kurz: BANF, Abkürzung für Bestellanforderung) ist ein internes Dokument, mit dem Mitarbeitende oder Abteilungen den Einkauf auffordern, bestimmte Güter oder Dienstleistungen zu beschaffen. Sie dient also als Aufforderung zur Bestellung, ist selbst aber keine Bestellung.

Typische Informationen in einer BANF:

• Artikelbezeichnung, Artikelnummer und Menge

• gewünschter Liefertermin

• zugeordnete Kostenstelle oder Produktion

• Preis oder vorhandene Angebote

• Begründung der Anforderung

Damit wird die BANF zu einem wichtigen Bestandteil des gesamten Bestellprozesses.

Schritte im Prozess der Bedarfsanforderung

Die BANF ist ein zentrales Element im Purchase-to-Pay-Prozess und folgt einem klaren Ablauf:

1. Bedarfserkennung – Ein Mitarbeiter oder eine Abteilung erkennt den Bedarf an Materialien, Waren oder Dienstleistungen.

2. Bedarfsermittlung – Klärung von Menge, Termin, Preis und weiteren Informationen.

3. Erstellung der BANF – Eingabe in ein System (z. B. SAP ERP) oder über ein digitales Formular.

4. Prüfung und Genehmigung – Kontrolle durch Vorgesetzte, Budgetverantwortliche oder nach klaren Regeln im Workflow.

5. Übergabe an den Einkauf – Die freigegebene BANF wird von der Einkaufsabteilung in eine Bestellung überführt.

6. Abwicklung – Die Bestellung wird an den Lieferant übermittelt, was den Bestellprozess formal abschließt.

Damit wird sichergestellt, dass Bedarfe transparent und effizient abgewickelt werden.

Herausforderungen in der Praxis

Viele Unternehmen nutzen noch Formen wie Excel-Tabellen, E-Mails oder Papierdokumente für ihre BANF. Dies birgt Risiken:

• Medienbrüche und doppelte Dateneingaben

• Lange Durchlaufzeiten im Workflow

• Fehlende Nachvollziehbarkeit des Ablaufs

• Risiko von Maverick Buying (Bestellungen außerhalb der Regeln)

• Unvollständige Informationen wie fehlende Artikelnummern oder falsche Termine

Digitale Unterstützung durch ERP- und eProcurement-Systeme

Moderne Systeme wie SAP ERP oder spezialisierte eProcurement-Apps digitalisieren die Bedarfsanforderung.

Möglichkeiten und Vorteile der Automatisierung:

• Einheitliche Formulare und Pflichtfelder für alle Mitarbeitenden

• Automatische Prüfung und digitale Genehmigung

• Direkte Integration in den Beschaffungsprozess und die Abwicklung

• Transparente Nachverfolgung aller Schritte im System

• Vermeidung von Maverick Buying durch verbindliche Regeln

• Einfache Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und Einkauf

So wird die BANF zu einem Instrument, das nicht nur der Abwicklung dient, sondern auch strategischen Mehrwert bietet.

Vergleich: Manuelle vs. Digitale BANF

Vorteile einer optimierten BANF

Eine digitalisierte und standardisierte BANF bringt zahlreiche Vorteile für jedes Unternehmens:

• Überblick über alle Bedarfe im Unternehmen

• Kostenkontrolle und bessere Budgetplanung

• Effizienz im gesamten Bestellprozess

• Grundlage für Compliance und Revision

• Unterstützung bei der Produktion durch rechtzeitige Materialbereitstellung

• Entlastung der Einkaufsabteilung, die sich auf strategische Beschaffung konzentrieren kann

Fazit

Die Bedarfsanforderung ist ein unverzichtbarer Schritt im Purchase-to-Pay-Prozess und die Grundlage jeder Bestellung. Als Dokument, das den Bedarf festhält, bietet sie Transparenz und Sicherheit im gesamten Beschaffungsprozess.

Unternehmen, die ihre BANF mit ERP-Systemen wie SAP oder modernen Apps digitalisieren, profitieren von klaren Workflows, effizienter Abwicklung und weniger Fehlern. Eine optimierte BANF bedeutet nicht nur kürzere Wege, sondern auch echte Wettbewerbsvorteile.