Die Beschaffung (engl. Procurement) gehört zu den zentralen Tätigkeiten in jedem Unternehmen. Sie umfasst alle Aktivitäten zur Versorgung mit Gütern, Waren, Dienstleistungen und Arbeitsmitteln, die für den reibungslosen Betriebsablauf notwendig sind. Egal ob es um Rohstoffe für die Produktion, Hilfs- und Betriebsstoffe oder Dienstleistungen für die Verwaltung geht: Ein optimaler Beschaffungsprozess trägt wesentlich zum Erfolg Ihres Unternehmens bei.
Dieser Artikel gibt eine klare Definition der Beschaffung, beschreibt den gesamten Prozess im Detail und zeigt, wie moderne Ansätze wie strategische Beschaffung, E-Procurement und das Lead Buyer Konzept die Beschaffungsprozesse optimieren.
Nach der offiziellen Definition des Gabler Wirtschaftslexikons umfasst Beschaffung alle Tätigkeiten, die zur anforderungsgerechten Versorgung eines Unternehmens mit Gütern und Dienstleistungen notwendig sind. Diese Versorgung erfolgt stets im Rahmen bestimmter Konditionen, Qualität und Preise, um Beschaffungskosten zu minimieren.
Der Beschaffungsprozess ist ein zentraler Bestandteil jeder Leistungserstellung und umfasst typischerweise folgende Schritte:
Bedarfsermittlung: Klärung des tatsächlichen Bedarfs an Waren, Material oder Dienstleistungen.
Beschaffungsmarktforschung: Ermittlung potenzieller Quellen und Analyse der Märkte, Preise und Konditionen.
Angebotsanfrage & -bewertung: Einholung und Prüfung der Angebote von Lieferanten.
Vergabe der Aufträge: Auswahl geeigneter Lieferanten und Vertragsabschluss.
Warenannahme und -prüfung: Kontrolle der Menge, Qualität und Einhaltung der Konditionen.
Rechnungsprüfung & Zahlungsabwicklung: Kontrolle und Begleichung der Rechnungen.
Die strategische Beschaffung nimmt heute eine zentrale Verantwortung in modernen Beschaffungsorganisationen ein. Anders als der operative Einkauf, der kurzfristige Bedürfnisse abdeckt, verfolgt die strategische Beschaffung langfristige Ziele:
Optimierung der Lieferketten und Reduzierung der Kosten
Aufbau stabiler Beziehungen zu Lieferanten
Sicherstellung der Qualität und der kontinuierlichen Versorgung mit Produkten und Dienstleistungen
Nutzung langfristig günstiger Konditionen durch gezielte Vergabe von Aufträgen
Strategische Beschaffung sichert Ihrem Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile und stärkt Ihre Position auf dem Markt.
Die Beschaffungslogistik beschäftigt sich gezielt mit der Optimierung der logistischen Prozesse, von der Auswahl der Quellen bis zur Anlieferung der Waren im Unternehmen. Ziel ist es, Prozesse effizienter zu gestalten und Kosten nachhaltig zu senken.
E-Procurement, also die elektronische Beschaffung, bezeichnet die digitale Abwicklung sämtlicher Beschaffungsprozesse. Moderne E-Procurement-Systeme ermöglichen es Unternehmen, sämtliche Aktivitäten von der Bestellung bis zur Rechnungsprüfung digital und automatisiert durchzuführen.
Die wichtigsten Vorteile von E-Procurement:
Effizienzsteigerung durch automatisierte Abläufe
Reduktion der Beschaffungskosten durch transparente Übersicht aller Kosten
Verbesserte Informationslage für strategische Entscheidungen
Digitale Verwaltung von Dokumenten, Bestellungen und Rechnungen
Schnellere Prozessabläufe und geringere Fehlerquote
Mehr Informationen zu E-Procurement bietet auch die PwC-Studie zu Digital Procurement.
Ein weiteres Konzept, das viele Unternehmen zur Optimierung ihrer Beschaffungsprozesse einsetzen, ist das Lead Buyer Konzept. Hierbei wird einem Mitarbeiter oder Teammitglied die Rolle eines spezialisierten Experten übertragen, der die Verantwortung für bestimmte Warengruppen oder Dienstleistungen übernimmt. Der Lead Buyer bündelt Beschaffungsvorgänge, führt die Beschaffungsmarktforschung durch und verhandelt optimale Preise und Konditionen für das gesamte Unternehmen.
Dieses Konzept ist besonders sinnvoll, da es Einkaufskompetenz und Marktkenntnisse bündelt, wodurch bessere Einkaufsergebnisse erzielt werden können.
Neben der Digitalisierung gewinnt der datenbasierte Ansatz, auch Data-Driven Procurement genannt, immer stärker an Bedeutung. Die Nutzung valider Daten hilft Unternehmen, Beschaffungsentscheidungen auf solider Basis zu treffen und Risiken zu minimieren:
Erkennen von Markttrends und -entwicklungen
Proaktive Steuerung der Beschaffungsstrategie
Effektivere Preis- und Vertragsverhandlungen
Risikoreduktion in komplexen Lieferketten
Vertiefende Informationen bietet unser kostenfreies Webinar zu Data-Driven Procurement und das ausführliche Whitepaper zum Thema.
Hivebuy bietet eine umfassende digitale Plattform, die Sie optimal in allen Phasen Ihrer Beschaffung unterstützt. Ihre Vorteile im Überblick:
Schnelle Implementierung ohne technisches Projekt
Echtzeit-Übersicht aller Kosten und Budgets
Flexible Integration mit führenden B2B-Plattformen
Automatisierte Prozesse bei Rechnungen, Angeboten und Genehmigungen
Transparenz über jeden Schritt im Prozess
Kosteneinsparungen durch effiziente Prozesse
Qualitätssicherung bei Produkten und Dienstleistungen
Transparenz und Kontrolle über den gesamten Beschaffungsprozess
Strategische Optimierung aller Aktivitäten
Risiko- und Lieferkettenmanagement auf hohem Niveau