Wie thermondo mit dem Einkaufstool Hivebuy bereichsübergreifend Prozesse optimiert 

In Zeiten steigender Kosten, gestörter Lieferketten und lauteren Rufen nach mehr Transparenz ist der Einkauf längst Zentrum fundamentaler Geschäftsprozesse. Der Schlüssel für reibungslose Beschaffungsprozesse ist zweifellos die nahtlose Zusammenarbeit zwischen Einkaufs- und Finanzabteilung. Wie eine Procurement-Plattform Einkaufsprozesse für beide Bereiche erleichtern kann, zeigt sich im Interview mit Hivebuy-Kunde Dennis Aschoff, Head of Accounting bei thermondo. Er schildert, wie die Einführung einer Einkaufssoftware abläuft, welche Vorteile dies für alle einkaufenden Funktionen im Unternehmen mit sich bringt und erläutert Ihnen als Einkäufer*in wichtige Gründe, die aus Finanzperspektive für die Einführung einer E-Procurement-Lösung sprechen.

Hallo Dennis, was macht thermondo und was ist deine Rolle im Unternehmen?

2013 in Berlin gegründet, ist thermondo Deutschlands größter Heizungsinstallateur mit knapp 35.000 Heizungswechseln in Ein- und Zweifamilienhäusern und bundesweit über 750 Mitarbeitenden. Seit Juni 2022 beschleunigen wir den Umstieg auf die Wärmepumpe in Deutschland und ermöglichen als Partner für klimaneutrales Wohnen die Wärmewende. In meiner Rolle als Head of Accounting verantworte ich alle Buchhaltungs-Aktivitäten des Unternehmens vom Rechnungseingang bis zur Rechnungsstellung an den Kunden. Mich fasziniert meine Arbeit vor allem immer dann, wenn es uns gelingt, mit Hilfe von Technologie Prozesse zu verkürzen oder komplett zu automatisieren.

Was bewog euch eine Procurement-Software einzuführen?

Mit den Nachhaltigkeitsbestrebungen der aktuellen Bundesregierung sowie der unumgänglich gewordenen Energiewende profitiert thermondo von einer stark gewachsenen Nachfrage nach klimafreundlichen Heizsystemen am Markt und wir verzeichnen ein sprunghaftes Wachstum. Um dem gerecht zu werden, beschlossen wir im August 2021 eine speziell auf das Unternehmen zugeschnittene, allumfassende ERP-Lösung zu entwickeln. Diese sollte vor allem die direkten Einkaufsprozesse, d.h. die in den Wertschöpfungsprozess involvierten physischen Güter und Heizungsanlagen inklusive Warehousing abbilden. Das Projekt sollte ursprünglich auch alle indirekten Prozesse abdecken. Aufgrund steigender Komplexität entschieden wir uns dann aber für indirekte Einkaufsprozesse, besonders für Dienstleistungen und integrierte Kataloganbindungen, eine standardisierte Softwarelösung zu nutzen. In diesem Bereich wurden Belege zu diesem Zeitpunkt teilweise noch analog bearbeitet und Freigaben per Mail verschickt. Unsere Prozesse mussten dringend formalistischer werden und einem standardisierten Anforderungsprozess folgen, der so einfach und kosteneffizient wie möglich aufgesetzt werden sollte.

Warum habt ihr euch für Hivebuy entschieden?

Wichtig für uns bei thermondo war es, ein Tool zu finden, das ohne Einbezug des IT-Bereichs und ohne großes Beratungsprojekt eingeführt werden konnte. Es sollte ein Tool sein, das Mitarbeitende intuitiv bedienen können und gerne nutzen. Mit Hivebuy haben wir ein smartes System gefunden, das wir dank No-Code-Ansatz selber auf die Prozesse der Organisation zuschneiden konnten. Es löst für uns die Abbildung des Procurement Prozesses inklusive aller relevanten Freigabeketten und Compliance-Richtlinien und lässt sich problemlos mit anderen Tools integrieren, wie zum Beispiel DATEV oder unserem digitalen Rechnungseingangs-Tool eines anderen Herstellers. Auch finanziell ist die Lösung von Hivebuy für uns attraktiv, weil sie sich durch ihre modulare Struktur flexibel an die Anforderungen unserer noch im Wachstum befindlichen Prozesse anpassen lässt. 

Wie war der Ablauf der Integration?

Wir entschieden uns für einen agilen Ansatz und starteten quasi sofort mit dem sehr weit fortgeschrittenen Prototypen von Hivebuy, den wir innerhalb weniger Tage integriert hatten. Dieses System passten wir dann Schritt für Schritt an die spezifischen Anforderungen unseres Unternehmens an. Umgekehrt veränderten wir aber auch unsere internen Prozesse, um dem Standard der Lösung bzw. gängiger Praxis im Markt gerecht zu werden. Denn ich bin davon überzeugt, dass so eine Systemeinführung dazu genutzt werden sollte, sich an branchenübergreifende etablierte Prozesse anzupassen. Außerdem wurden nach und nach weitere relevante Features in die Lösung integriert. So konnten wir stufenweise ein passendes System entwickeln und direkt an diesem trainieren.

Welche Vorteile bringt die Implementierung einer Einkaufssoftware für den Finanzbereich mit sich?

Ihre vielen Kontaktpunkte zu anderen Abteilungen wie auch verschiedenen Servicefunktionen machen die Finanzabteilung zu einer zentralen Schnittstelle des Unternehmens. Allerdings enden hier auch viele Geschäftsprozesse. Wenn diese zuvor schlecht aufgesetzt sind, führen sie spätestens an diesem Punkt zu enormen Herausforderungen für alle Beteiligten. Bei uns wurde daher aus der Finanzabteilung heraus der Ruf nach einer digitalen Lösung laut, die auch unsere indirekten Procurement-Prozesse umfasst. Hivebuy bietet uns dafür eine All-in-one Lösung: Einheitliche Bestellkataloge ermöglichen es, unsere Einkaufsprozesse im Hinblick auf Dienstleistungen schnell und effizient zu gestalten. So können wir Maverick Buying – der unkontrollierten Beschaffung außerhalb standardisierter Wege – vorbeugen. Durch integrierte Workflows stellen wir sicher, dass Einkaufsrichtlinien eingehalten und Freigabeketten befolgt werden. Aus Sicht der Finanzabteilung besonders interessant sind die Budgetanalysen und Ausgabenreportings mit denen sich Trends identifizieren lassen und den Budgetverantwortlichen tiefe Einblicke in die wichtigsten Kostentreiber gewähren. Aus Finanzperspektive läuft das jetzt ideal: Wir geben eine Prozesskette vor, alle Bestellungen passen mit den dazugehörigen Rechnungen zusammen und das System erleichtert uns die Liquiditätssteuerung. Das ist für alle Beteiligten ein Zeitgewinn, weil Prozesse für alle nachvollziehbar sind und Abstimmungs- und Freigabeschleifen schlank gehalten werden. Wir erhöhen so auch die Zufriedenheit unter unseren Lieferanten, da aufgrund schnellerer Zahlungen keine Überfälligkeiten entstehen.

Wie hat die Einführung der Softwarelösung das Zusammenspiel zwischen Einkauf und Finanzabteilung beeinflusst?

Derzeit leite ich das Accounting, habe aber aufgrund meiner beruflichen Vergangenheit eine hohe Affinität für Supply-Chain-Management-Themen. Alle Abteilungen, die insbesondere Dienstleistungen einkaufen, haben gleiche Anforderungen. Außerdem ergibt sich natürlicherweise eine klare Abgrenzung zu physischen Gütern hinsichtlich Bestandsmanagement und Lagerhaltung. Mit der Einführung von Hivebuy als Einkaufssoftware haben wir es geschafft, den indirekten Einkauf und die damit verbundenen Prozesse im Einkaufs- und Finanzbereich zu formalisieren. Da es die Prozesse für alle Stakeholdergruppen im Unternehmen vereinfacht, ist die Akzeptanz hoch – ich merke sogar, dass die Einführung in einzelnen Bereichen einen richtigen Motivationsschub mit sich gebracht hat.

Lesen Sie den aktuellen Artikel auch online direkt auf Seite 38 in der Ausgabe 01/2023 der Procurement Update zur Procurement Summit.