Maverick Buying - Ursachen, Risiken und Lösungsansätze im Einkauf

Maverick Buying ist ein Begriff aus dem Einkauf und beschreibt die Praxis, dass Mitarbeitende oder Abteilungen eines Unternehmens eigenmächtig Bestellungen für Materialien, C-Teile, Produkte oder Dienstleistungen tätigen – ohne die Einkaufsabteilung oder die definierten Beschaffungsprozesse einzuhalten. Dieses Verhalten widerspricht den festgelegten Regeln, Rahmenbedingungen und Beschaffungswegen.

Der Name geht übrigens auf den texanischen Viehzüchter Samuel Maverick zurück, der seine Rinder nicht brandmarkte. In Anlehnung daran bezeichnet man auch unkontrollierte Beschaffungsvorgänge ohne Beachtung der Vorschriften als „Maverick Buying“.

Maverick Buying im Einkaufsprozess – Bedeutung für Unternehmen

Die Bedeutung von Maverick Buying liegt vor allem darin, dass es zentrale Einkaufsstrategien untergräbt. Statt auf Rahmenverträge oder standardisierte E-Procurement-Lösungen zurückzugreifen, entstehen neue, unkontrollierte Beschaffungswege. Besonders im Bereich des C-Teile-Managements oder bei Büromaterial tritt dieses Problem häufig auf.

Beispiele für Maverick Buying

• Eigenständige Bestellung von Dienstleistungen ohne Abstimmung

• Direkte Bestellungen bei Lieferanten ohne Nutzung der E-Procurement-Lösung

• Abschluss individueller Verträge außerhalb zentraler Rahmenverträge

Ursachen und Gründe für Maverick Buying

Die Ursachen liegen oft in:

• Unkenntnis der Regeln und Prozesse

• Mangel an Schulungen oder Informationen

• Situationen, in denen schneller Bedarf gedeckt werden muss

• Flexibilität der Fachabteilungen, die eigene Wege suchen

• Komplexität im Einkaufsprozess

Der Autor Helmut Wannenwetsch weist in seinen Publikationen darauf hin, dass Maverick Buying oft aus schlecht kommunizierten Strategien und fehlender Preis Compliance Quote entsteht.

Risiken und Folgen von Maverick Buying

Die Folgen von Maverick Buying sind vielfältig und können für Unternehmen erhebliche Kosten verursachen:

• Höhere Ausgaben durch das Umgehen von Rahmenverträgen

• Schlechte Konditions Compliance Quote und verpasste Rabatte

• Verlust von Transparenz in den Beschaffungsprozessen

• Probleme in der Budgetkontrolle und bei der Einkaufsstrategie

• Steigende Total Cost of Ownership durch ineffiziente Beschaffung

Langfristig führt Maverick Buying außerdem zu einem Vertrauensverlust gegenüber der Einkaufsabteilung und schwächt die Position des Einkaufs im Unternehmen.

Maverick Buying erkennen – Fragen in der Praxis

Unternehmen sollten sich regelmäßig folgende Fragen stellen, um Maverick Buying zu erkennen:

• Gibt es Bestellungen, die nicht über das System laufen?

• Wie hoch ist die Maverick-Buying-Quote im Verhältnis zu genehmigten Beschaffungsvorgängen?

• Weichen einzelne Fachabteilungen von den vereinbarten Strategien ab?

• Gibt es Verträge mit Lieferanten, die nicht zentral verhandelt wurden?

Strategien und Lösungsansätze gegen Maverick Buying

Um das Problem in den Griff zu bekommen, bieten sich verschiedene Lösungsansätze an:

1. Einführung einer zentralen E-Procurement-Lösung für alle Beschaffungsprozesse

2. Schulung der Mitarbeitenden und Förderung von Prozessdisziplin

3. Klare Strategien zur Einhaltung von Rahmenverträgen

4. Transparente Prozesse für die Bedarfsmeldung und Freigabe

5. Monitoring der Maverick Buying Quote und Ableitung von Maßnahmen

   Maverick Buying vs. Geregelter Einkaufsprozess

   Kriterium	Maverick Buying	Geregelter Einkaufsprozess (z. B. mit E-Procurement)
   Definition	Eigenmächtige Bestellungen durch Mitarbeitende oder Abteilungen ohne Beachtung der Prozesse	Standardisierte Beschaffungsvorgänge mit klaren Regeln und Freigaben
   Beschaffungswege	Umgehung von Rahmenverträgen, Nutzung nicht autorisierter Lieferanten	Nutzung verhandelter Rahmenverträge und definierter Beschaffungswege
   Kosten & Ausgaben	Höhere Kosten, fehlende Rabatte, steigende Total Cost of Ownership	Transparente Kostenkontrolle, bessere Budgetplanung
   Transparenz	Geringe Nachvollziehbarkeit, erschwerte Analyse der Ausgaben	Hohe Transparenz durch zentrale Daten und Monitoring
   Compliance	Geringe Preis Compliance Quote und Konditions Compliance Quote	Einhaltung aller Compliance-Vorgaben und Unternehmensrichtlinien
   Flexibilität	Kurzfristige Flexibilität, aber hohe Risiken	Klare Prozesse, trotzdem flexibel durch moderne E-Procurement-Lösung
   Lieferantenbeziehungen	Schwächere Position, viele unkoordinierte Verträge	Starke Verhandlungsbasis, zentrale Kommunikation mit Lieferanten
   Rolle der Einkaufsabteilung	Umgangen, eingeschränkte Wirkung im Unternehmen	Zentrale Steuerung, Umsetzung der Einkaufsstrategie
   Praxisbeispiele	Ungeplante C-Teile-Bestellungen, spontanes Büromaterial	Geplantes C-Teile-Management, automatisierte Bedarfsanforderungen

Vorteile eines geregelten Einkaufsprozesses

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Mehr Transparenz über alle Beschaffungsvorgänge

• Bessere Kontrolle über Kosten und Ausgaben

• Stärkere Position gegenüber Lieferanten

• Sicherstellung der Compliance in allen Bereichen

• Nachhaltige Optimierung der Einkaufsstrategie

Fazit – Maverick Buying vermeiden, Effizienz steigern

Maverick Buying mag in einzelnen Situationen kurzfristig Flexibilität versprechen, stellt aber langfristig ein ernsthaftes Problem dar. Unternehmen, die ihre Beschaffungsstrategie konsequent umsetzen, profitieren von mehr Transparenz, geringeren Kosten und einem professionellen Zusammenspiel zwischen Einkaufsabteilung, Fachabteilungen und Lieferanten.