7 Schritte zu einer erfolgreichen Budgetplanung

 

In vielen Unternehmen ist das Thema Budgetierung etwas, was in einem Tabellenkalkulationsprogramm auf der Festplatte des Managements und des Finanzbereichs liegt. Wer kennt nicht die jährliche Panik und die Aussagen “das ist nicht im Budget” oder “so war das nicht eingeplant”.

Wenn man die folgenden Punkte berücksichtigt, kann sich die Budgetplanung zu einer transparenten und hilfreichen Angelegenheit entwickeln:

1. Kenne dein Unternehmen

Jedes Unternehmen ist individuell: sei es die Organisationsstruktur, Führungsleitsätze oder die Art der Kunden. Individuelle Charakteristiken führen oft dazu, dass man die Budgetplanung aus dem Lehrbuch in Form von Finanzplänen, Plankosten oder Planbilanzen nicht anwenden kann. Bevor du eine Budgetplanung einführst überlege dir folgende Fragestellungen:

 

• Welche Abteilungen habe ich? Gibt es innerhalb dieser Abteilungen noch weitere Führungsstrukturen, wie Gruppenleiter?
• Wer trägt die Verantwortung über die Budgets?
• Was sind die Warengruppen, auf Basis derer du reporten möchtest? Hierfür kannst du beispielsweise deine GuV oder BWA zurate ziehen um ggf. auch größere Kostenpunkte genauer zu separieren. Sei dir jedoch bewusst, dass das separieren der Kostenpunkte auf Basis von Lieferanten, Warengruppen oder ähnlichem einfach vonstatten gehen muss.
• Gibt es Personen, die in mehr als einer Abteilung arbeiten oder sie verantworten, so dass es schwierig ist, diesen eine feste Kostenstelle zuzuordnen?

2. Involviere deine Führungskräfte

Der psychologische Effekt, den Budgets auf Führungskräfte auswirken ist nicht zu unterschätzen: haben Personen ihr Budget selbst geplant, kannst du eine höhere Eigenverantwortung für die Einhaltung des Budgets feststellen. Achte hierbei jedoch darauf, dass du bereits zu Beginn eine Indikation über das Budget gibst, so dass keine Traumschlösser gebaut werden können und die Enttäuschung über eine pauschale 20% Kürzung nicht entsteht (hiermit erreichst du genau das Gegenteil).

3. Plane Projektbudgets

Bei der Implementierung von abteilungsübergreifenden Projekten und Initiativen kommt man früher oder später zu der Frage: “auf welches Budget geht das?”. Hängt der unternehmensweite Erfolg von dem Projekt ab, sollte eine dedizierte Projektkostenstelle in Betracht genommen werden.

4. Gleiche deine Budgetplanung mit deiner Personalplanung ab

Insbesondere bei der Planung von Projektbudgets, die ohne Abstimmung mit den involvierten Abteilungen geschah, läufst du Gefahr, dass du die jeweiligen Kosten für beispielsweise Software und externer Beratungsleistung geplant hast, allerdings nicht berücksichtigst, dass du keine Personen dafür hast, die die Projekte durchführen.

5. Budget zur Steigerung der Mitarbeiterbindung

In den letzten Jahren sind vermehrt personenbezogene Budgets auf dem Vorsprung. Hier werden von der Unternehmensführung spezifische Budgets für Schulungen, etwaige Hardware und Softwarewünsche und vielem mehr geplant, die jedem Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Achte hier besonders darauf, dass dies den jeweiligen Personen bewusst ist. Definiere, welche Kosten hier übernommen werden und plane es entweder auf eine separate, unternehmensweite Kostenstelle oder auf die Personalkostenstelle. Dieser Punkt scheint einfach, es jedoch für den individuellen Mitarbeiter transparent zu halten, gestaltet sich oftmals als Mammutaufgabe.

6. Behalte dein Budget auch unterjährig im Blick

Das Budget sollte nicht, wie eingangs erwähnt, einmal im Jahr geplant werden und dann bis zum Quartals- oder Jahresabschluss in der Schublade liegen. Trainiere deine Mitarbeiter und Führungskräfte darauf, dass sie bei Anschaffungen das Budget im Hinterkopf behalten oder die jeweiligen Verantwortlichen kontaktieren. Nur ein Budget welches für die alltägliche Kaufentscheidung zu Rate gezogen wird, ist ein Budget welches am Jahresende nicht zu bösen Überraschungen führt.

7. Nutze das richtige Tool

Führe ein Tool ein, welches dich bei dem Thema Budget unterstützt und schon direkt bei dem Mitarbeiter ansetzt, denn Budgetentscheidungen werden vor dem Kauf getroffen. Sollte dieser schon vollzogen worden sein, hast du kaum eine Möglichkeit diesen ohne erhöhten Aufwand zurück zu drehen. Bist du neugierig geworden? Mit Hivebuy unterstützen wir dich von der Planung bis zum Abschluss einen Blick über dein Budget zu haben, deinen Mitarbeitern eine neue Perspektive über Kosten zu vermitteln und deiner Buchhaltung die operative Buchhaltung um ein vielfaches zu beschleunigen.

 

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In einem persönlichen Termin können wir direkt Fragen klären, und dich unverbindlich anhand einer Produktpräsentation beraten und durch alle Vorteile führen.

Jaime Aguirre Garrido-Lestache

VP Sales

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