Die Macht der Daten: Wie Sie Analytics im Einkauf anwenden
Wie Sie mit dem gezielten Einsatz von Datenanalyse, den EBITDA (Gewinn vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen) positiv beeinflussen.
Nicht nur in herausfordernden Zeiten müssen Unternehmen wirtschaftlich agieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Neben der naheliegenden Lösung mehr Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen, ist die Optimierung von internen Prozessen und die damit einhergehende Steigerung der Effizienz ein mindestens ebenso kraftvoller Hebel, um den Gewinn eines Unternehmens zu erhöhen.
Der Einkauf, als eine Schlüsselfunktion eines jeden Unternehmens, spielt dabei eine entscheidende Rolle. Mit dem gezielten Einsatz von Datenanalyse hat der Einkauf die Macht, den EBITDA (Gewinn vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen) positiv zu beeinflussen.
Durch den Einsatz von Analytics-Tools können Beschaffungsmanager*innen wertvolle Einblicke gewinnen, Kosten reduzieren, die Effizienz steigern und strategische Entscheidungen auf fundierte Daten basieren. In diesem Blogartikel werfen wir einen Blick auf die Bedeutung von Analytics im Beschaffungswesen und zeigen auf, wie Unternehmen davon profitieren können.
Der Einkauf als Hebel für Wirtschaftlichkeit
Traditionell wird der Einkauf in der Regel als reine Kostenausgabe betrachtet. Mit dem Aufkommen von digitalen Datenanalyse-Tools verändert sich dieses Bild allerdings grundlegend. Mit der Auswertung umfangreicher Datensätze können Unternehmen tiefe Einblicke in ihre Beschaffungsprozesse gewinnen und strategische Entscheidungen auf deren Grundlage treffen.
Die Verhandlungsmacht des Einkaufs steigt enorm, wenn er über aussagekräftige Daten verfügt. Analytics ermöglicht es, Markttrends zu erkennen und umfassende Analysen der eigenen Beschaffungskosten durchzuführen. So können Lieferantenbeziehungen optimiert und Verhandlungen mit datenbasierten Argumenten geführt werden. Durch die Identifizierung von Sparpotenzialen, sei es durch Verhandlungen von günstigeren Preisen oder durch die Bündelung von Einkäufen bei bevorzugten Lieferanten, können Kosten eingespart und der Gewinn maximiert werden.
Datenanalyse im indirekten Einkauf
In seiner Bedeutung zumeist unterschätzt, hat der indirekte Einkauf in Unternehmen häufig eine Sonderstellung. Um Handels- oder Produktionsware zu bestellen, die nicht Teil der direkten Wertschöpfung eines Unternehmens sind, geben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eigenständig Bestellungen auf. Dabei liegt der Fokus oftmals auf zweckmäßigen Faktoren wie zum Beispiel der Lieferzeit und weniger auf monetären Faktoren wie den Lieferkosten. Der indirekte Einkauf zeichnet sich daher durch eine hohe Anzahl unterschiedlicher Lieferanten aus, was den Beschaffungsprozess unübersichtlich macht.
Die wichtigsten Kennzahlen im indirekten Einkauf
Kommerzielle Kennzahlen:
Commercial Kennzahlen konzentrieren sich auf die finanzielle Seite des indirekten Einkaufs. Sie umfassen Aspekte wie Gesamtausgaben, durchschnittliche Bestellkosten, Kosten pro Kategorie oder pro Mitarbeiter, Gesamteinsparungen und Return on Investment (ROI). Diese Kennzahlen ermöglichen es Unternehmen, die finanziellen Auswirkungen ihres indirekten Einkaufs zu quantifizieren und zu analysieren.
Strategische Kennzahlen:
Strategische Kennzahlen beziehen sich auf die langfristige Ausrichtung und den Beitrag des indirekten Einkaufs zur Unternehmensstrategie. Hierzu zählen beispielsweise die Anzahl der bevorzugten Lieferanten, die Lieferantenperformance, die Umsetzung von Nachhaltigkeitskriterien oder die Einhaltung von Compliance-Standards. Diese Kennzahlen ermöglichen es Unternehmen, die strategische Ausrichtung ihres indirekten Einkaufs zu bewerten und sicherzustellen, dass er auf die langfristigen Unternehmensziele einzahlt.
Operative Kennzahlen:
Die operationalen Kennzahlen fokussieren sich auf die Effizienz und Produktivität des indirekten Einkaufsprozesses. Sie umfassen beispielsweise die Reaktionszeit von Lieferanten, die Anzahl der Bestellfehler, die Durchlaufzeiten oder die Prozesskosten. Diese Kennzahlen helfen Unternehmen, Engpässe oder ineffiziente Prozesse im indirekten Einkauf zu erkennen und Verbesserungsmaßnahmen zu ergreifen.
Durch die Berücksichtigung dieser drei Arten von Kennzahlen erhalten Unternehmen ein umfassendes Bild von der Effizienz ihrer indirekten Einkaufstätigkeiten. Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick:
Visualisierung von Kennzahlen
Nur Kennzahlen zu erheben bringt häufig nicht viel, komplexere Daten und Zusammenhänge werden häufig erst deutlich, wenn man sie in übersichtlichen Dashboards einander gegenüberstellt. Dashboards dienen als visuelle Darstellung von Kennzahlen, Trends und Analysen, helfen diese auf einen Blick zu erfassen und erleichtern so die Interpretation und Nutzung von Informationen im indirekten Einkauf.
Übersichtliche Dashboards bieten eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen im indirekten Einkauf. Hier sind einige der wichtigsten Punkte:
Effektive Datenvisualisierung: Dashboards ermöglichen es, große Mengen an Daten auf eine klare und verständliche Weise darzustellen. Durch die Nutzung von Diagrammen, Grafiken und anderen visuellen Elementen können komplexe Zusammenhänge schnell erfasst und interpretiert werden. Dies erleichtert die Identifizierung von Trends, Mustern und Abweichungen im indirekten Einkauf.
Echtzeit-Überwachung: Dashboards bieten die Möglichkeit, Daten in Echtzeit zu aktualisieren und zu überwachen. Dies ermöglicht es Unternehmen, den aktuellen Stand des indirekten Einkaufs kontinuierlich im Blick zu behalten und bei Bedarf sofortige Maßnahmen zu ergreifen. Mit Echtzeit-Daten können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und Chancen zur Optimierung genutzt werden.
Benutzerfreundlichkeit: Gut gestaltete Dashboards zeichnen sich durch Benutzerfreundlichkeit aus. Sie sind intuitiv zu bedienen und ermöglichen es den Nutzern, schnell auf die gewünschten Informationen zuzugreifen. Durch die Anpassungsfähigkeit der Dashboards können Nutzer individuelle Ansichten erstellen und sich auf die für sie relevanten Kennzahlen konzentrieren.
Schnelle Entscheidungsfindung: Durch die Bereitstellung aktueller und übersichtlicher Informationen unterstützen Dashboards eine schnelle und fundierte Entscheidungsfindung im indirekten Einkauf. Die Zusammenhänge und Erkenntnisse, die durch die visuelle Darstellung der Daten vermittelt werden, ermöglichen es den Entscheidungsträgern, effektive Strategien zu entwickeln und rechtzeitig auf Veränderungen zu reagieren.
Fazit
Der Einkauf hat sich von einer traditionellen Kostenausgabe zu einem kraftvollen Hebel für die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen entwickelt. Die fortschreitende Integration digitaler Datenanalyse-Tools ermöglicht es Unternehmen, tiefgreifende Einblicke in ihre Beschaffungsprozesse zu gewinnen und datenbasierte strategische Entscheidungen zu treffen.
Die Verwendung von Datenanalytik verleiht dem Einkauf eine erhebliche Verhandlungsmacht, da Unternehmen nun in der Lage sind, Markttrends zu erkennen und detaillierte Analysen ihrer Beschaffungskosten durchzuführen. Durch die Optimierung von Lieferantenbeziehungen und die Nutzung datenbasierter Argumente bei Verhandlungen können Kosten gesenkt und Gewinne maximiert werden.
Besonders im indirekten Einkauf, der oft vernachlässigt wird, spielt die Datenanalyse eine entscheidende Rolle. Die Einbeziehung kommerzieller, strategischer und operativer Kennzahlen ermöglicht Unternehmen, eine umfassende Sicht auf die Effizienz ihrer indirekten Einkaufstätigkeiten zu erhalten. Dies ermöglicht es, finanzielle Auswirkungen zu quantifizieren, strategische Ausrichtungen zu bewerten und operative Prozesse zu optimieren.
Die Verwendung von übersichtlichen Dashboards zur Visualisierung von Daten verleiht diesem Prozess zusätzliche Effektivität. Durch klare Darstellungen von Diagrammen und Grafiken können komplexe Zusammenhänge leichter erfasst werden. Echtzeit-Überwachung ermöglicht es Unternehmen, den aktuellen Status des indirekten Einkaufs kontinuierlich zu überwachen und rasch zu reagieren, während Benutzerfreundlichkeit und Anpassungsfähigkeit der Dashboards eine schnelle und fundierte Entscheidungsfindung unterstützen.
Insgesamt zeigt sich, dass der Einkauf als Hebel für Wirtschaftlichkeit eine zentrale Rolle in der Unternehmensstrategie einnimmt. Die Nutzung von Datenanalyse und modernen Visualisierungswerkzeugen verändert nicht nur die Wahrnehmung des Einkaufs als reine Kostenausgabe, sondern ermöglicht es auch, Chancen zur Kosteneinsparung und Gewinnmaximierung zu nutzen. Unternehmen, die diese Ansätze konsequent anwenden, werden in der Lage sein, ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.
