Gib Bestellungen anstelle von Rechnungen frei!

Zu wissen, was man bezahlen wird, bevor man bezahlt, ist besser als für Dinge zu bezahlen, von denen man nicht wusste, dass man sie bezahlen muss. Langer, komplizierter Satz, aber es klingt einleuchtend, oder?

Jahrelang wurden Rechnungsfreigabe-Workflows integriert, optimiert und vermarktet. Jedoch sind Rechnungen Dokumente, die erstellt wurden wenn es vielleicht schon zu spät ist. Der Kaufvertrag wurde unterschrieben, der Artikel geliefert oder die Leistung erbracht. Die Gefahr, Kontrolle über Ausgaben zu verlieren lässt sich einfach beheben, indem man einen Schritt früher im Prozess ansetzt, bei den Bestellungen. 

Mit Hilfe von Bestellanforderungen wird der künftige Bedarf an Waren und Dienstleistungen vor der Auftragserstellung beschrieben – und vor allem formal freigegeben. Aus folgenden Gründen ist Rechnungsmanagement ein alter Hut und wir behaupten, dass Unternehmen bereits bei Bestellanforderungen beginnen sollten.

• Bedarf: Eine Bestellanforderung enthält eine klare Beschreibung der benötigten Dienstleistungen oder Waren. So wird sichergestellt, dass die Lieferanten entsprechend den Erwartungen des Unternehmens liefern.
• Expertise: Der Bestellanforderungsprozess garantiert, dass Unternehmensbedürfnisse abteilungsspezifisch, kostenstellenspezifisch und basierend auf Expertise sowie Hierarchie genehmigt werden.
• Richtlinien: Viele Rechnungen enthalten keine Kontaktinformationen darüber, wer die Ware oder Dienstleistung im Unternehmen angefordert hat. Die Buchhaltung verschwendet wertvolle Zeit damit, entsprechende Stakeholder (Auftraggeber, Rechnungsprüfer) zuzuordnen. Eine Bestellanforderung beinhaltet nicht nur Kontaktinformationen, sondern berücksichtigt dazu automatisch vordefinierte Kostenstellen, Sachkonten und Freigabestrukturen.
• Effizienz: In die Software integrierte B2B eCommerce-Plattformen ermöglichen es einzelnen Mitarbeitern, die gewohnte Onlineshopping-Experience zu genießen und gleichzeitig unstrukturierte, im Nachgang zeitraubende Bestellungen zu vermeiden.
• Wettbewerbsfähige Preisgestaltung: Kaufanfragen können gestellt und einem oder mehreren Lieferanten zugewiesen werden. Die Einbindung von Einkäufern kann dabei helfen, den Anbieter mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden oder viele Bedürfnisse im Unternehmen bei einem Anbieter zu bündeln.

Um bereits vor Rechnungsmanagement und -freigaben anzusetzen, ist es wichtig das richtige Tool zu nutzen:

Hivebuy orchestriert Bestellprozesse von der Antragsstellung, über die Kaufentscheidung, bis hin zur Rechnungsprüfung in einer unternehmensweiten Lösung. So wird Effizienz und laufende Transparenz über alle Vorgänge und Kosten garantiert. Gegründet von Einkaufs- und Finanzexperten, integriert Hivebuy direkt mit den führenden B2B eCommerce-Lösungen, bringt Budgets in Echtzeit in den operativen Prozess und kann ohne technische Implementierung in wenigen Stunden im Unternehmen eingeführt werden.

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