Sie suchen eine Einkaufssoftware, mit der Sie Ihre Beschaffungsprozesse optimieren können? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten einer Einkaufssoftware und stellen Ihnen die besten Tools für kleine und mittlere Unternehmen im DACH Markt vor.

Indirekter Einkauf – die häufigsten Ursachen für sinkende Produktivität

Unternehmen verschwenden täglich wertvolle Ressourcen an Ihren indirekten Einkauf und schaden damit ihrer Produktivität.

Für den Beschaffungsprozess ist zwar die Einkaufsabteilung verantwortlich, aber betroffen sind alle Mitarbeitenden. Denn unter indirektem Einkauf sind Waren und Dienstleistungen gemeint, die unternehmensübergreifend alle für ihre internen Abläufe benötigen, wie z.B. Büroausstattung, Hardware oder Arbeitsmaterialien.

Der indirekte Einkauf macht, je nach Branche, 15-60 % der Ausgaben aus und führt oft zum Maverick Buying, bei dem Beschaffungsprozesse manuell und nicht einheitlich ablaufen.

Fehleranfälligkeit: Außerdem führen nicht automatisierte Prozesse zu einer hohen Fehleranfälligkeit bei Bestellungen und das Nachverfolgen der Ausgaben zurück zum Bestellenden ist erschwert.

Berührungsängste: Werden ERP Software, wie SAP Ariba oder Coupa im Unternehmen eingesetzt, scheitert die abteilungsübergreifende Nutzung daran, dass die Systeme nicht intuitiv nutzbar sind, sondern einen umfangreifen Onboardingprozess benötigen. Das führt bei Mitarbeitenden zu Berührungsängsten, wodurch Prozesse wieder lieber manuell ausgeführt werden.

Wartezeit: Ohne Einkaufssoftware wird das Warten auf Freigabe oder den Bestellzeitpunkt bei Sammelbestellungen zur Norm.

In diesem Artikel können Sie mehr erfahren über die Auswirkungen von schlechten Einkaufsprozessen.

Einkaufssoftware als Lösung – wie Automatisierung helfen kann

Durch die Verwendung einer Einkaufssoftware lassen sich Ihre Produktivität steigern und die Prozesskosten im Einkauf um durchschnittlich 30% senken:

Kein Maverick Buying durch schnellere und einheitliche Bestellprozesse

Transparenz und Übersichtlichkeit der Bestelldaten mithilfe von intelligentem Einkaufsmanagement

Proaktive Budgetkontrolle durch automatisierte Freigabeprozesse

Übersichtliche Datenerfassung mit Echtzeitdaten, alles an einem Ort

Welche Art von Einkaufssoftware ist die Richtige?

Konzerne arbeiten in der Regel mit großen Einkaufssysteme wie SAP Ariba, Coupa, Oracle oder Jaegger, die zum einen sehr kostspielig sind und zum anderen eine lange Implementierungsdauer haben.

Für kleine und mittelgroße Unternehmen gibt es folgende Einkaufssoftwares mit passenden Funktionen für die entsprechende Untergröße.

Onventis

Das Stuttgarter Unternehmen Onventis wurde im Jahr 2000 gegründet und ist somit in diesem Vergleich der älteste Anbieter.

Onventis bietet eine ausgereifte und seit Jahren etablierte Einkaufssoftware an, aus der sich der Kunde von vielen Funktionen seine gewünschten Module aussuchen und so zusammenstellen kann, wie es für ihn optimal ist. Trotz der vielen Auswahlmöglichkeiten sind die einzelnen Module aufgrund jahrelangen Einsatzes nicht so flexibel an die Kundenwünsche individualisierbar, wie bei anderen Einkaufssoftwares.

Onventis bedient einen breiten, diversifizierten Markt weltweit und spiegelt seine Erfahrung und Expertise in den Preisen wieder. Onventis rangiert deutlich über den Mitbewerbern.

Precoro

Precoro ist ein US-Amerikanisches Unternehmen und hat seit 2017 Vertriebsstandorte in Polen und Litauen, über die europäische Kunden aquiriert und betreut werden. Dementsprechend ist die Zusammenarbeit mit Precoro nicht auf deutscher Sprache möglich.

Die Einkaufssoftware von Precoro ist optisch ansprechend und funktional aufgebaut und punktet mit hochwertiger User-Experience und unmissverständlichen Abläufen.

Trotz einfacher Anwendung sind mehrere Module noch ausbaufähig, um mit den Software-Anbietern in diesem Vergleich mitzuhalten. So weist Precoro beispielsweise keine Schnittstelle auf, um Rechnungen in die Einkaufssoftware einzupflegen, was bei anderen Anbietern bereits automatisiert ist.

Hivebuy

Das Berliner Unternehmen Hivebuy bietet eine Einkaufssoftware, mit der indirekter Einkauf intelligent, intuitiv und mit schlanken Prozessen gelingt. Als Komplettlösung beinhaltet es alle relevanten Funktionen zur Optimierung Ihrer Beschaffungsprozesse, wie unternehmenseigene Marktplätze, automatisierte Freigabeprozesse, Lieferanten-, Vertrags- und Rechnungsmanagement sowie ein ausgereiftes Einkaufscontrolling zur Erreichung Ihrer Unternehmensziele.

Hivebuy konzentriert sich auf kleine und mittelgroße Unternehmen und kann innerhalb eines Tages implementiert werden. Die Software ist dafür gemacht, dass alle Mitarbeitenden, mit und ohne ERP Erfahrung, direkt und ohne Onboarding Bestellungen aufgeben können. Gleichzeitig wird sowohl die nötige Transparenz beim Management sichergestellt als auch Kosteneinsparungen durch intelligente Einkaufsprozesse erzielt. Im Vergleich ordnet sich Hivebuy preislich im günstigen Bereich ein.

Coupa

Das Unternehmen Coupa mit Hauptsitz in Kalifornien, bietet seine Einkaufssoftware weltweit als umfassende End-to-End-Lösung an, die weitaus mehr Funktionen bietet als seine Mitbewerber.

Die Funktionen umfassen einerseits das typische Einkaufssoftware-Management von Beschaffung, Rechnung, Verträgen, Lieferanten, Budget und Analysen, des weiteren bietet Coupa aber auch Reise- und Spesenmanagement, sowie die Verwaltung von Selbständigen. Aufgrund dieses großen Funktionsumfangs, muss das Unternehmen selbst entscheiden, ob es diese Bandbreite benötigt und ob es sich lohnt, den vergleichsweise hohen Preis von Coupa zu bezahlen.

Coupa bietet viele Integrationen zu ERP-Systemen, die meisten davon stammen jedoch aus Amerika und sind im deutschen Markt noch nicht sehr verbreitet. Die Implementierungsdauer hängt von der Unternehmensgröße ab und kann zwischen einem und zehn Monaten variieren. Die Software ist für ungeübte Nutzer und Nutzer, die nicht dem Einkaufsbereich angehören, nicht selbsterklärend und daher schwer in der Bedienbarkeit, weiterhin könnte auch das Design etwas moderner gestaltet werden.

Fazit

In Summe kann man also sagen, dass Automatisierung im Einkauf viele Vorteile hat. Nicht nur, dass Zeit gespart wird – auch Fehlerquellen werden minimiert und die Arbeit insgesamt effizienter gestaltet. Wenn Sie also nach Möglichkeiten suchen, Ihren indirekten Einkauf produktiver zu gestalten, sollten Sie über die Anschaffung einer geeigneten Einkaufssoftware nachdenken.