Schlechte Einkaufsprozesse können Unternehmen signifikant schaden. Wobei bisher bereits tausende von Euros in ERP-Systeme, BI-Tools und weitere technische Lösungen für den direkten Einkauf geflossen sind, wurde allerdings der indirekte Einkauf bisher schlichtweg ignoriert.

Neben den offensichtlichen Kosten, die im Unternehmen anfallen, gibt es nämlich auch noch viele versteckte Kosten. Dabei handelt es sich zum einen um die Kosten aus dem indirekten Einkauf, zum anderen um die Prozesskosten. Diese sind bei jedem Unternehmen höher als gedacht, was meistens durch Ineffizienzen, mangelnde Digitalisierung und fehlende Vereinheitlichung zustande kommt.

Insbesondere der indirekte Einkauf und die Beschaffung durch Mitarbeitende, deren Kernaufgabe es nicht ist, tagein und tagaus zu bestellen, strotzt vor Ineffizienzen:

Durchschnittlich kostet eine Bestellung 115 Euro. Dabei beträgt das Einkaufsvolumen für den indirekten Bedarf der Unternehmen circa 50 Mio. Euro pro Jahr bei durchschnittlich 180.000 Bestellungen. Alleine diese Zahlen zeigen, dass im Bereich des indirekten Einkaufes große Potenziale stecken, welche aber von vielen Unternehmen nicht realisiert werden.

Nicht nur die hohen Kosten stellen für ein Unternehmen ein Problem dar. Durch nicht vorhandene oder mangelnde digitale Prozesse ist oft die Revisionssicherheit gefährdet. Meistens ist es nach einer gewissen Zeit schwer nachzuvollziehen, wer und wann was freigegeben hat, denn dieses wird nicht oder nur teils dokumentiert.

ERP Systeme, über welche die direkten Einkaufsprozesse verlaufen, sind von einer großen Bedeutung für Unternehmen. Allerdings sind die meisten Systeme für Mitarbeitende, die nicht täglich damit arbeiten, nur bedingt nutzerfreundlich. Der normale Mitarbeitende eines dt. Mittelständlers löst im Schnitt pro Jahr 2,6 Bestellungen aus. Durch die Anzahl der Bestellungen und die Komplexität der Systeme entsteht das Problem, dass User einen erhöhten Schulungsaufwand haben, der sich in der Regel mehrfach wiederholt. Der Aufwand für die Schulungen ist vorwiegend in den Kosten für das System gar nicht berücksichtigt und führt zu großen Folgeausgaben. Weiterhin ist es auch ein ständiges Abwägen, ob man Personen für bspw. fünf Bestellungen im Jahr schulen muss oder den bestehenden Einkauf dazu einplant die “Bestellschreibmaschine” des Unternehmens zu sein.

Die Zusammenarbeit und die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen ist durch einen nicht strukturierten und schlecht gesteuerten Prozess enorm erschwert und löst nur Stress bei den Mitarbeitenden aus. Wenn eine Abteilung keine Übersicht hat, was von einer anderen Abteilung bestellt wurde, kommt es zu Störungen im System und zu Missverständnissen zwischen den Mitarbeitenden im Unternehmen, was generell das reibungslose Funktionieren von Prozessen negativ beeinflusst.

Deshalb haben wir uns die Frage gestellt, welche Vorteile ein digitaler Einkaufsprozess mit sich bringt und wie diese erreicht werden können.

Welche Vorteile hat ein einheitlicher, digitaler Einkaufsprozess?

• Signifikante Senkung der Unternehmenskosten
• Reduktion von Kosten pro Bestellung um bis zu 40 %
• Revisionssichere Prozesse
• Reduktion von Fehlern und Durchlaufzeiten
• Unterstützung der Digitalisierung des ganzen Unternehmens durch Fokussierung auf strategische Einkaufsmöglichkeiten der Einkaufsabteilung
• Hebung von Einkaufspotentialen im indirekten Bereich, die bisher durch eine dezentrale Bestellung nicht bekannt waren

Das sind einige Vorteile eines einheitlichen digitalen Einkaufsprozesses, die sich für uns durch eine tiefgründige Analyse ergeben haben. Daher lautete für uns die nächste Frage folgenderweise:

Wie können alle diese Vorteile erreicht werden?

Das Wichtigste beim Erreichen der Vorteile ist das richtige Tool. Zuallererst muss es klar sein, was genau die eigenen Anwendungsfälle und Anforderungen sind. Anschließend haben wir eine Übersicht erstellt, wie ein funktionierender digitaler Einkaufsprozess implementiert werden kann.

• B2B E-Commerce Angebote, die die Bestellungen für Mitarbeitende erleichtern wie Amazon, Mercateo
• Interne Kataloge mit standardisierten, wiederkehrenden Artikeln basierend auf verhandelten Verträgen
• Einfache Freigabeworkflowss
• Effizientes Rechnungsmanagement mit nur wenigen Klicks
• Analysen der wichtigsten KPIs
• Richtige Budgetplanung und Real Time Ausgaben-Management
• Native Integrationen in andere Systeme (z. B. Slack, Teams)

Das in 2021 gegründete Unternehmen Hivebuy nimmt genau die Vorteile der bewährten Lösungen wie beispielsweise Revisionssicherheit und Transparenz aber bringt diese in eine intuitive Lösung, die ohne Schulungs- und Implementierungsaufwand innerhalb von einer Woche in Unternehmen eingeführt werden können.

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In einem persönlichen Termin können wir direkt Fragen klären, und dir unverbindlich anhand einer Produktpräsentation zeigen, wie Hivebuy dein Einkauf auf das nächste Level heben kann. Fordere jetzt eine Demo an.

Quelle: Holger Müller & Bollini (2017). Mercateo Studie – in Zusammenarbeit mit der HTWK Leipzig. Indirekter Einkauf im Fokus: Zwischen Einsparpotenzial und Zukunftschancen