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Sie sind auf der Suche nach einer einfachen und nutzerfreundlichen Einkaufssoftware für den Mittelstand?

Perfekt! Denn wir haben uns die Mühe gemacht und beliebte Anbieter wie Onventis, Coupa, Precoro und Hivebuy in allen relevanten Punkten verglichen. 

So können Sie ganz einfach herausfinden, welche Software am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Wie funktioniert die Kostensenkung durch Einkaufssoftware?

Eine Einkaufssoftware bietet viele Vorteile, die zu einer erheblichen Kostensenkung führen können. Durch die Automatisierung von Prozessen wie dem Beschaffungsprozess, der Ausgabenanalyse, dem Lieferanten- und Vertragsmanagement sowie den Freigabeprozessen können Unternehmen von folgenden Effekten profitieren:

  • Kein Maverick Buying durch schnellere und einheitliche Bestellprozesse
  • Transparenz und Übersichtlichkeit der Bestelldaten mithilfe von intelligentem Einkaufsmanagement
  • Proaktive Budgetkontrolle durch automatisierte Freigabeprozesse
  • Übersichtliche Datenerfassung mit Echtzeitdaten
  • alles einfach zugänglich an einem Ort

Wettbewerbsvergleich

Doch natürlich gibt es auch Einkaufssoftwares, die speziell für mittelständische Unternehmen entwickelt wurden und individuelle Funktionen bieten. Mithilfe unserer Vergleichsliste können Sie auf einen Blick erkennen, welche Einkaufssoftware am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Doch eine gute Einkaufssoftware kann noch mehr. Große Konzerne arbeiten oft mit umfangreicheren Einkaufssystemen wie SAP, Ariba, Coupa, Oracle oder Jaegger. Für mittelständische Unternehmen sind diese jedoch nicht immer geeignet, da die Tools umfangreich und die Nutzung nicht besonders intuitiv ist. 

Wettbewerbsvergleich Hivebuy mit Onventis, Precoro und Coupa

Was kann eine gute Einkaufssoftware leisten?

Eine gute Einkaufssoftware sollte folgende Funktionen abdecken, damit Sie vorausschauend wirtschaften können:

  • Bestellprozess: Digitale Steuerung des kompletten Beschaffungsprozesses inklusive Statusabfragen und Bestandsverwaltung
  • B2B Bestellkatalog: Datenbank mit Suchfunktionen für Materialien und Dienstleistungen
  • FreigabeprozesseÜberprüfung von Inhalten durch berechtigte Personen vor Freigabe
  • WorkflowmanagementOptimierung von Prozessen durch Planung, Modellierung und Analyse
  • AusgabenanalyseIdentifizierung, Erfassung und Kategorisierung von externen Ausgaben
  • Rechnungsmanagement: Automatisierte Verarbeitung und Bezahlung von Rechnungen
  • Vertragsmanagement: Implementierung und Betreuung von vertraglichen Verhandlungen zwischen einem Unternehmen und anderen Parteien sowie Durchführung von Vertragsänderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen.
  • LieferantenmanagementSystematische Steuerung der Beziehung zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten mit dem Ziel, durch einen transparenten Vergleich von Zulieferern die eigene Wertschöpfungskette wirtschaftlich und technisch zu optimieren.
  • Integration: Möglichkeit, andere Systeme wie ERPs oder Accounting-Systeme einzubeziehen

Es ist uns wichtig zu betonen, dass eine gute Einkaufssoftware für KMUs benutzerfreundlich und einfach zu bedienen sein sollte, um Berührungsängsten entgegenzuwirken und die Nutzung durch die Mitarbeitenden zu erhöhen. Mehr über die Funktionen von Einkaufsoftwares finden Sie hier.

Sie benötigen mehr Informationen?

Sollen Sie bekommen! Hier nochmal ein paar Fakten zu den einzelnen Unternehmen:

1. Hivebuy

Hivebuy ist ein Berliner Unternehmen, das eine Einkaufssoftware anbietet, die den indirekten Einkauf intelligent, intuitiv und effizient gestaltet. Es bietet alle relevanten Funktionen für die Optimierung von Beschaffungsprozessen, wie unternehmenseigene Marktplätze, automatisierte Freigabeprozesse, Lieferanten-, Vertrags- und Rechnungsmanagement sowie ein ausgereiftes Workflowmanagement. Die Software ist für kleine und mittelgroße Unternehmen konzipiert und kann innerhalb eines Tages implementiert werden. Im Gegensatz zu den anderen Anbietern, ist Hivebuy ein junges StartUp.

2. Precoro

Precoro ist ein US-amerikanisches Unternehmen mit Vertriebsstandorten in Europa. Darum ist eine Zusammenarbeit nicht in deutscher Sprache möglich. Die Einkaufssoftware ist funktional aufgebaut und bietet eine gute Benutzerfreundlichkeit. Allerdings sind einige Module noch ausbaufähig, um mit anderen Anbietern mitzuhalten. Beispielsweise gibt es keine Schnittstelle, um Rechnungen in die Software einzupflegen.

3. Onventis

Onventis ist ein etabliertes Unternehmen aus Stuttgart, das seit 2000 Einkaufssoftware anbietet. Sie bietet eine große Auswahl an Funktionen, aus denen der Kunde seine gewünschten Module auswählen kann. Allerdings sind die einzelnen Module aufgrund des langen Einsatzes nicht so flexibel an die Kundenbedürfnisse anpassbar wie bei anderen Anbietern.

4. Coupa

Coupa ist ein Unternehmen aus Kalifornien, das seine Einkaufssoftware weltweit als umfassende End-to-End-Lösung anbietet. Es bietet nicht nur die üblichen Funktionen wie Beschaffung, Rechnungen, Verträge, Lieferanten, Budget und Analysen, sondern auch Reise- und Spesenmanagement sowie die Verwaltung von Selbstständigen. Es ist ideal für Unternehmen, die eine umfassende Lösung suchen und bereit sind, für die zusätzlichen Funktionen zu zahlen.

Wie thermondo Hivebuy nutzt

Wichtig für thermondo war es, ein Tool zu finden, das ohne Einbezug des IT-Bereichs und ohne großes Beratungsprojekt eingeführt werden konnte. Es sollte ein Tool sein, das Mitarbeitende intuitiv bedienen können und gerne nutzen.

Mit Hivebuy wurde ein smartes System gefunden, das dank No-Code-Ansatz selbst auf die Prozesse der Organisation zugeschnitten werden konnte. Es löst die Abbildung des Procurement Prozesses inklusive aller relevanten Freigabeketten und Compliance-Richtlinien und lässt sich problemlos mit anderen Tools integrieren, wie zum Beispiel DATEV oder dem digitalen Rechnungseingangs-Tool eines anderen Herstellers.

Warum Hivebuy für die IT die perfekte Kombination aus Flexibilität und Professionalität darstellt

Simone Wimberg, Teamleiterin in der IT der BÜFA GmbH & Co. KG gibt nach einer kurzen Integrationsphase von Hivebuy die folgende Erfahrung:

„Das Team von Hivebuy ist unkompliziert, zuverlässig und schnell in der Zusammenarbeit. Die Art und Weise, wie unsere Anforderungen gehört, verstanden und umgesetzt wurden, hat mich beeindruckt. Hivebuy verbindet die Flexibilität eines Start-ups mit der Professionalität eines etablierten Partners.“

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FAQHäufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Wie erhöht sich die Kostentransparenz durch Analysen?
Erhalten Sie Kontrolle über Ihre Kosten, Transparenz und einen Überblick über alle Daten, denn dank unserer leistungsstarken Analysefunktionen können Sie Ihre Kosten auf einfache Weise visualisieren und analysieren. Mit unserem Kostenmanagement-Tool können Sie Budgetanalysen und Ausgabenreportings durchführen, um ein klares Bild Ihrer Kostenstruktur zu erhalten. Sehen Sie Ihre gesamte Ausgabenhistorie auf einen Blick, um Trends und Schwachstellen in Ihrem Einkaufsprozess zu erkennen. Dank der Hilfe von automatischen Warnmeldungen, die sie individuell einrichten können, können sie sich wieder auf das Wesentliche fokussieren und Kosten einsparen. Mit unseren Budgetanalysen und Ausgabenreportings können Sie Ihre Kosten effizienter verwalten und Ihren Gewinn maximieren. 
Wie erleichtern Vertrags- und Lieferantenmanagement den Alltag?
Behalten Sie durch automatisierte Prozesse und einheitliche Datenbanken die Kontrolle über Ihre Lieferanten und Verträge. Dank einer einheitlichen Darstellung aller Vertragsdetails sind nicht nur Änderungen schnell möglich, sondern auch Vergleiche zwischen Dienstleistern und Händlern deutlich einfacher. Automatische Erinnerungen an kommende Verlängerungen oder Änderungen verhindern menschliche Fehler. Zuletzt können Änderungen durch die Historie einfacher nachvollzogen werden. Mit unserer Software können Sie einheitliche Richtlinien für die Lieferantenauswahl und Vertragsgestaltung erstellen und unternehmensweit einhalten. Dank der übersichtlichen Darstellung und den Automationen werden nicht nur Ihre Mitarbeitenden entlastet, sondern Sie sparen Zeit und Geld.
Wie erleichtert automatisiertes Workflowmanagement erleichtert den Alltag?
Sie wollen Ihren indirekten Einkauf beschleunigen. Der beste Weg hierzu ist die Optimierung Ihrer Bestell- und Freigabeprozesse. Unsere Einkaufssoftware kann wiederkehrende Aufgaben automatisieren, wie z.B. Bestellungen aufgeben, Angebote einholen und Lieferungen verfolgen. Dadurch werden menschliche Fehler minimiert und Zeit gespart. Zudem vereinfachen wir die interne Kommunikation, indem vorgegebene Routinen die Freigaben regeln. Dank Integrationen wie Microsoft Teams und Slack können zukünftig Freigaben mit einem Klick erteilt werden. Ihre Mitarbeiter erhalten klare Budgetrahmen und in Ihrem Dashboard sehen Sie die komplette Freigabehistorie mit allen Verantwortlichen. 
Wie sicher ist eProcurement in Bezug auf Datenschutz?

Wie sicher sind meine ausgetauschten Daten und Informationen in einer Cloud? Sie können sicher sein, dass Ihre Daten bei uns in den besten Händen sind. Wir legen größten Wert auf Datenschutz. Unser Datenzentrum befindet sich in Deutschland und Ihre Daten verlassen niemals den europäischen Raum. Darüber hinaus sorgt die End-to-End-Verschlüsselung für zusätzliche Sicherheit. Besonders sensible Daten, wie Rechnungen, werden in extra geschützten Entitäten aufbewahrt. Tägliche Backups und redundante Systeme schützen Sie vor Datenverlust.

Was bedeutet Hivebuys Integration ohne Implementierungsaufwand?

Nicht immer müssen neue Anwendungen im Unternehmen für einen hohen Implementierungssaufwand sorgen. Manches geht auch einfach. eProcurement Lösungen sollten kompatibel mit unterschiedlichen ERP Systemen und Webhooks sein, die in Ihrem Unternehmen bereits Hand und Fuß gefasst haben.

Wie bekomme ich mehr Struktur durch Produktkataloge und Maverick Buying reduzieren?
Produkte oder Dienstleistungen werden außerhalb des genehmigten Lieferantennetzwerks gekauft und der genehmigte Einkaufsprozess wird nicht eingehalten. Dies führt zu höheren Kosten, mangelnden Qualitätskontrollen und fehlender Überarbeitbarkeit der Einkaufsaktivität. Deswegen setzen viele Unternehmen Richtlinien fest. Doch bei mindestens 30% der Einkäufe im Unternehmen werden die Einkaufsrichtlinien nicht eingehalten. Mit einheitlichen Bestellkatalogen können Unternehmen ihre Einkaufsprozesse schnell und effizient gestalten, wodurch das Schattendasein von Maverick Buying zu einem Ende kommt. Die Bestellkataloge sind intuitiv zu bedienen und bringen Ordnung und Überblick in das Einkaufschaos. So können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die besten Produkte und Dienstleistungen zu den besten Preisen erhält und unautorisierte Einkäufe nicht mehr möglich sind.
Ist die Anschaffung mit hohen Kosten- und Zeitaufwänden verbunden?

Sie befürchten, dass die Investition sich nicht auszahlen wird, weil Einrichtungsgebühren, Implementierungsaufwände und Schulungen zu viele Ressourcen bündeln? Unser Versprechen an Sie: Wir verlangen keine Einrichtungsgebühr, sie zahlen nur pro Nutzer. Hivebuy ist so schnell implementiert, so dass kaum Ressourcen dafür benötigt werden. Die Beschaffungssoftware ist innerhalb von 1 Stunde unternehmensweit einsatzbereit. Schulungen von Mitarbeitenden sind durch die intuitive Bedienbarkeit der Software redundant.

Für wen ist Hivebuy?

Erfahren Sie hier mehr darüber, wie die Hivebuy Plattform bei Ihnen integriert werden kann.

Mein Unternehmen ist unsicher und hat Berührungsängste gegenüber neuen Technologien, was kann ich tun?

Sie sind sich unsicher, wie Mitarbeitende eine neue Software aufnehmen und ob sie diese überhaupt nutzen werden? Lassen Sie sich vom intuitivsten Einkaufserlebnis überzeugen! Ihre Mitarbeitenden werden den spielerischen Ansatz lieben. Holen Sie sich einen Testzugang und probieren Sie es direkt aus. Unser Kundenservice ist jederzeit für Sie da und beantwortet Ihre Fragen.